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Arbeitszeugnis Formulierungen

Arbeitszeugnis-Formulierungen: So erkennen Sie Codes, hinter denen versteckte Kritik lauert

Rechtsanwalt Raffael Sauer

geprüft von Raffael Sauer
Rechtsanwalt für Verbraucher- und Arbeitsrecht

8. März 2022 um 19:01

Bei ihrem Arbeitszeugnis achten Angestellte in erster Linie darauf, dass nichts fehlt. Umgekehrt gibt es allerdings auch Arbeitszeugnis-Formulierungen, die besser nicht enthalten sein sollten. Unsere Übersicht gibt Tipps, um selbst den Schnellcheck durchzuführen: Was darf im Zeugnis stehen und was nicht?

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Arbeitsrecht symbolisiert durch Gesetzesbuch und Gerichtshammer.
Das Wichtigste in Kürze:
  • Arbeitszeugnisse sind ein wichtiger Teil der Bewerbung – deshalb müssen sie wohlwollend formuliert sein.
  • Mit bestimmten Formulierungen im Arbeitszeugnis können Arbeitgeber trotzdem zwischen den Zeilen Kritik ausdrücken.
  • Im Rahmen eines kostenlosen und unverbindlichen Online-Checks lassen sich negative Arbeitszeugnis-Formulierungen schnell entlarven.

Grundsätzliche Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis ist das Aushängeschild bei der Jobsuche und wandert durch die Hände von verschiedenen Personalfachkräften. Mitarbeitende in HR-Abteilungen interessiert vor allem, welche Erfahrungen gesammelt und wie die Leistungen von anderen Unternehmen bewertet wurden.

Oberster Grundsatz für die Zeugniserteilung stellt die Wahrheit der Beurteilung dar. Das Zeugnis darf deshalb nur Tatsachen, dagegen keine Behauptungen, Annahmen oder Verdachtsmomente enthalten.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält:

  • Personalien
  • Beschreibung des Unternehmens 
  • Angaben zur Beschäftigungsdauer
  • Beschreibung der Tätigkeiten
  • Bewertung der erbrachten Leistungen
  • Beurteilung des Sozialverhaltens

An diese Form müssen sich Unternehmen halten. Sie sind außerdem dazu verpflichtet, die Inhalte nicht nur korrekt und zum Individuum passend, sondern vor allem wohlwollend zu formulieren.

Codes im Arbeitszeugnis: Formulierungen, auf die Sie achten sollten

Obwohl Unternehmen einer Wohlwollenspflicht unterliegen, sind nicht alle Arbeitszeugnisse so positiv, wie es auf den ersten Blick scheint. Denn: Viele Unternehmen nutzen einen Arbeitszeugnis-Geheimcode, um Kritik zu üben.

Beispiele für positiv formulierte Codes, hinter denen eine schlechte Beurteilung steckt:

Arbeitszeugnis-Formulierung
Übersetzung

Sie erledigte ihre Aufgaben pflichtbewusst und ordnungsgemäß.

Übersetzung

...es mangelte aber leider an Eigeninitiative.

Er verstand es, alle Aufgaben stets erfolgreich zu delegieren.

Übersetzung

…Aufgaben wurden nicht selbst erledigt bzw. Arbeit weitergegeben.

Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.

Übersetzung

…das Verhalten zu den Vorgesetzten war jedoch problematisch und bleibt deshalb unerwähnt.

An seine Aufgaben ging er mit Fleiß, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit heran.

Übersetzung

… die fachliche Qualifikation fehlte ihm allerdings.

Sie war sehr tüchtig und konnte sich gut verkaufen.

Übersetzung

… sie gab vor, mehr zu können als es letztendlich der Fall war.

Mit seiner Geselligkeit trug er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.

Übersetzung

… und trank gerne Alkohol.

Sie verlässt das Unternehmen in gegenseitigem Einvernehmen.

Übersetzung

… sonst wäre ihr demnächst gekündigt worden.

Die Beispiele zeigen: Es können sich im Arbeitszeugnis Formulierungen verbergen, die für Angestellte zunächst positiv erscheinen. In der HR-Abteilung eines potenziellen Arbeitgebers kann ein solches „verschlüsseltes“ Beurteilungsschreiben dagegen zur Ablehnung der Bewerbung führen. Daher ist es empfehlenswert das eigene Arbeitszeugnis bewerten zu lassen.

Kostenloser Arbeitszeugnis-Check

Worauf können Sie bei Formulierungen im Arbeitszeugnis achten?

Für Laien sind die oben genannten Formulierungen im Arbeitszeugnis nicht immer einfach aufzudecken. Sie können jedoch auf diese sprachlichen und stilistischen Aspekte achten, um Formulierungen zu bewerten:

Intensität:
Arbeitgeber nutzen oftmals eine unterschiedliche Intensität für ihre Formulierungen im Arbeitszeugnis, um Mitarbeiter zu bewerten. Dabei entscheiden häufig einzelne Wörter, ob es sich um ein sehr gutes oder nur mittelmäßiges Zeugnis handelt. Entscheidende Begriffe sind dabei zum Beispiel “sehr”, “besonders”, “groß”, “immer” und “stets”. Ebenfalls aussagekräftig sind Wörter wie “engagiert”, “motiviert” und “erfolgreich”.

Wortwahl:
Die Wortwahl von Unternehmen ist besonders schwierig zu durchschauen. Denn: Positiv anmutende Formulierungen im Arbeitszeugnis können zwischen den Zeilen Negatives ausdrücken. Wünschen Arbeitgeber einem Mitarbeiter beispielsweise “viel Glück”, wirkt das nett und aufbauend. Es ist jedoch eine versteckte Formulierung dafür, dass der Mitarbeiter ohne Glück nicht erfolgreich sein wird.

Satzstellung:
Je nachdem, wo Wörter im Satz stehen, können sie etwas Unterschiedliches bedeuten. So sagt beispielsweise die Formulierung “Wir wünschen weiterhin viel Erfolg”, dass der Mitarbeiter erfolgreiche Arbeit im Unternehmen geleistet hat. Die Formulierung “Weiterhin wünschen wir viel Erfolg” drückt aus, dass der Erfolg bisher ausblieb.

Hervorhebung von Unwichtigem:
Arbeitnehmer sollten in ihrem Zeugnis nicht nur darauf achten, wie ihre Leistungen bewertet sind, sondern auch welche. Je mehr unwichtige Aufgaben oder Handlungen das Arbeitszeugnis führt, desto schlechter ist es. Sie können daher zum Beispiel überprüfen, ob Selbstverständlichkeiten wie “stets höfliche Umgangsformen” im Zeugnis stehen.

Fehlen einer entscheidenden Bewertung:
Eine echte Herausforderung ist es, fehlende Bewertungen im Arbeitszeugnis aufzudecken. So sollten sich Arbeitnehmer klarmachen, was die entscheidenden Qualitäten ihres Jobs sind. Diese sollten sich dann auch im Zeugnis wiederfinden. Von einem Wirtschaftsprüfer ist beispielsweise zu erwarten, dass er sorgfältig und genau arbeitet. Das Arbeitszeugnis sollte daher Formulierungen wie “stets mit höchster Sorgfalt und Genauigkeit” führen.

Auslassungen:
Arbeitgeber können nicht nur über eine fehlende Bewertung die Note eines Zeugnisses beeinflussen. Auch generelle Auslassungen sagen etwas über die Leistung eines Mitarbeiters aus. Hat dieser beispielsweise regelmäßig Kundenkontakt, im Zeugnis steht jedoch lediglich, dass sein Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten stets vorbildlich war, ist das ein geheimer Code für Probleme mit Kunden.

Verkehrte Reihenfolge:
Formulierungen im Arbeitszeugnis sollten stets so angeordnet sein, dass zuerst die wichtigen Aufgaben und danach die weniger wichtigen Aufgaben genannt werden. Ist es umgekehrt, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Mitarbeiter wenig relevante Arbeit geleistet haben. Nicht immer steht diese verkehrte Reihenfolge mit Absicht im Zeugnis. Manchmal wissen es Unternehmen selbst nicht besser oder machen den Fehler aus Versehen.

Verneinungen:
Verneinungen mit Begriffen wie “nie”, “kein” oder “nicht” sollten Arbeitnehmer genau überprüfen. Arbeitgeber nutzen diese oftmals, um versteckt Kritik zu üben. Beispiel: “Seine Arbeitsergebnisse gaben keinen Anlass zur Beanstandung.” Das klingt positiv, ist im Kern jedoch negativ. Denn: Wenn es keinen Anlass zu Beanstandungen gab, wäre es nicht erwähnenswert. Und: Eine gute Note ist stets mit positiven Wörtern wie “höchste” verbunden.

Passive Formulierungen:
Insbesondere für Mitarbeiter mit viel Verantwortung wie leitende Angestellte ist es wichtig, dass Formulierungen im Arbeitszeugnis aktiv formuliert sind. Sie zeigen, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben engagiert und motiviert in die Hand nehmen und erfolgreich absolvieren. Passive Formulierungen wie “Herrn […] wurden die Aufgaben […] übertragen” sind sachlich zwar richtig, erwecken jedoch den Eindruck, dass Mitarbeiter passiv und ohne Eigeninitiative gehandelt haben. Auch hier kann es jedoch sein, dass Arbeitgeber diese Art der Formulierungen nicht mit Absicht nutzen. 

Übertreibungen:
Übertreibungen sprechen in der Regel Ironie aus. So sind Formulierungen wie “Er verfügte über unglaublich intelligente Qualitäten, seine Arbeit zu erledigen” nicht ernst gemeint, sondern sollen unmissverständlich klarstellen, dass der Mitarbeiter keine gute Arbeit geleistet hat.

Arbeitszeugnis prüfen lassen und Codes aufdecken

Damit Sie keine Jobchance verpassen und mit Ihrem Zeugnis glänzen, sollten Sie sämtliche Arbeitszeugnis-Formulierungen Wort für Wort prüfen. Nutzen Sie dabei das Know-how von Arbeitsrechts-Profis, damit Ihnen keine Feinheiten entgehen.

Über den kostenlosen Online-Check von SIEGFRIED können Verbraucher ihr Arbeitszeugnis prüfen lassen und erfahren, an welchen Stellen möglicherweise Änderungen nötig sind.

Noten im Arbeitszeugnis lesen: So beurteilen Sie Ihr Zeugnis selbst

Auch bei den Zeugnisnoten müssen Erwerbstätige genau prüfen, welche Bewertung sich wirklich dahinter verbirgt.

Die Schwierigkeit dabei: Anders als im Schulzeugnis werden Leistungen nicht mit den Noten von 1 bis 6 bewertet, sondern mit Arbeitszeugnis-Formulierungen, auf die geachtet werden sollte.

Ein Arbeitszeugnis.

Welche Formulierung entspricht welcher Note? Dieser Überblick übersetzt die gängigsten Formulierungen in Schulnoten:

  • Note 1: in jeder Hinsicht/stets/jederzeit zu unserer vollsten Zufriedenheit
  • Note 2: stets zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Note 3: zu unserer vollen Zufriedenheit/stets zu unserer Zufriedenheit
  • Note 4: zu unserer Zufriedenheit
  • Note 5: im Großen und Ganzen/insgesamt zu unserer Zufriedenheit
  • Note 6: hat sich bemüht, zu unserer Zufriedenheit versucht, mit großem Fleiß und Interesse

Welche Inhalte und Formulierungen sind im Zeugnis verboten?

Neben geheimen Codes, die eine negative Note im Zeugnis unterbringen, finden sich immer mal wieder Formulierungen, die schlichtweg verboten sind. Ein Zeugnis darf keine Bewertungen, Formulierungen oder Hinweise in diesen Bereichen aufführen:

  • Sexuelle Orientierung
  • Gesundheitliche Probleme oder Behinderung
  • Kündigungsgründe
  • Gehaltsangaben
  • Familienstand 
  • Freizeitaktivitäten
  • Zugehörigkeit zu einer Religion oder Ethnie
  • Schwangerschaft
  • Mitgliedschaft in Partei, Betriebsrat oder Gewerkschaft
  • Nebentätigkeiten (Ausnahme bei Verstoß gegen Vertrag)
  • Fehlzeiten (Ausnahme: Einfluss auf Arbeitsverhältnis)
  • Straftaten (Ausnahme: Zusammenhang mit Arbeit)
Gut zu wissen:

Eine Einladung an zukünftige Arbeitgeber, Ihre Leistungen telefonisch zu erläutern, ist im Arbeitszeugnis verboten.

Insgesamt sollte beim Lesen des Zeugnisses das Gefühl entstehen, dass ein Unternehmen die Arbeit des Mitarbeitenden geschätzt hat und dessen Ausscheiden bedauert. Dieses Bedauern drückt sich vor allem in der freiwilligen Schlussformel aus. Fehlt diese oder fröstelt es beim Lesen, wirkt selbst ein ansonsten positiver Gesamteindruck plötzlich unglaubwürdig.

Welche Urteile gibt es im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen?

Deutsche Arbeitsgerichte beschäftigen sich jährlich mit über 10.000 Zeugnisprozessen. Wichtige Urteile sind dabei unter anderem diese:

Selbstverständlichkeiten gehören nicht ins Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend sein. Leistungen und Aufgaben, die für ein Tätigkeitsfeld selbstverständlich sind, dürfen daher nicht im Arbeitszeugnis stehen. Denn: Sie vermitteln einen schlechten Eindruck. Der Verweis auf einen sicheren Umgang mit Word im Sekretariat ist daher unzulässig. Auch die Formulierung “Die Zusammenarbeit mit Mandanten und Vorgesetzten war einwandfrei” ist nicht erlaubt. Die positive Betonung erweckt den Eindruck, dass ein Mitarbeiter nicht teamfähig ist. Zu diesem Schluss kam das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln (26.01.2011, Az. 9 Ta 325/10).

Arbeitszeugnisse müssen mindestens “befriedigend” sein
Stellt der Arbeitgeber ein schlechteres Zeugnis als “befriedigend” aus, muss er das begründen. Aber: Die Beweislast für ein “gutes” oder “sehr gutes” Arbeitszeugnis liegt beim Arbeitnehmer. Das entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) (18.11.2014, 9 AZR 584/13).

Versteckte Hinweise sind nicht erlaubt
Verweise darauf, dass Unternehmen zukünftigen Arbeitgebern für Nachfragen über die Qualität der geleisteten Arbeit zur Verfügung stehen, sind nicht erlaubt. Das erweckt den Eindruck, dass der Arbeitnehmer schlechter war als im Arbeitszeugnis steht. Das entschied das Arbeitsgericht (AG) Herford (01.04.2009, Az. 2 Ca 1502/08).

Elternzeit darf erwähnt werden
Es ist keine Benachteiligung für den Arbeitnehmer, wenn eine Elternzeit im Arbeitszeugnis erwähnt wird. Erhebliche Ausfallzeiten dürfen dokumentiert werden. Denn: Insbesondere in dynamischen Branchen wie der IT haben potenzielle Arbeitgeber ein Interesse an bisherigen Fehlzeiten. Nur so weiß dieser, ob das fachliche Wissen und die praktische Berufserfahrung auf dem neusten Stand sind. Das entschied das LAG Köln (04.05.2012, Az. 4 Sa 114/12).

Abschlussformel mit Dank ist nicht obligatorisch
Unternehmen müssen keine Abschlussformel mit Dank im Arbeitszeugnis verwenden. Eine Formulierung wie “Wir bedanken uns für die langjährige Zusammenarbeit und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre private und berufliche Zukunft” ist daher nicht unbedingt notwendig. Zu diesem Ergebnis kam das BAG (11.12.2012, Az. 9 AZR 227/11).

Abweichende Unterschrift ist nicht erlaubt
Die Unterschrift des Chefs oder Personalverantwortlichen unter einem Arbeitszeugnis darf nicht zu sehr von seiner üblichen Unterschrift abweichen. So darf sie beispielsweise nicht von links oben nach rechts unten verlaufen. Ansonsten können Zweifel an der Echtheit des Arbeitszeugnisses bestehen. Das entschied das LAG Hamm (27.07.2016, Az. 4 Ta 118/16).

Wie sollte eine positive Schlussformel aussehen?

Ein gutes Arbeitszeugnis gibt beim Lesen das Gefühl, dass ein Unternehmen die Arbeit des Mitarbeitenden geschätzt hat und dessen Ausscheiden bedauert. Dieses Bedauern drückt sich vor allem in der freiwilligen Schlussformel aus. Fehlt diese oder fröstelt es beim Lesen, wirkt selbst ein ansonsten positiver Gesamteindruck plötzlich unglaubwürdig. Eine positive Schlussformel im Arbeitszeugnis teilt sich in vier Abschnitte:

  1. Grund für die Trennung:
    Die Formulierung im Arbeitszeugnis sollte klarstellen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlässt. “Eine Formulierung wie “im gegenseitigen Einverständnis” lässt darauf schließen, dass der Mitarbeiter gekündigt wurde.
  2. Dank für die Zusammenarbeit:
    In der Regel bedanken sich Unternehmen für die Zusammenarbeit und die Leistungen des Mitarbeiters. Fehlt dieser Dank in der Schlussformel, können andere Unternehmen das negativ auslegen.
  3. Bedauern der Trennung:
    Einen leistungsstarken und zuverlässigen Mitarbeiter lässt kein Unternehmen gern gehen. Im Arbeitszeugnis sollten daher Formulierungen auftauchen, die den Abgang bedauern. Fehlt das, hat der Mitarbeiter nicht überzeugt.
  4. Wünsche für die Zukunft:
    Zum Abschluss wünschen Unternehmen ihren Mitarbeitern in der Regel alles Gute für ihre Zukunft. Formulierungen im Arbeitszeugnis sollten dabei nicht “Gesundheit und Erfolg” wünschen. Das bedeutet, dass beides bisher nicht vorlag.

Wie können sich Arbeitnehmer gegen ein schlechtes Zeugnis wehren?

Weist ein Arbeitszeugnis unerlaubte Formulierungen auf, ist es schlechter als “befriedigend”, unvollständig, widersprüchlich oder missverständlich, können Arbeitnehmer dagegen vorgehen. Dabei haben sie diese 3 Optionen:

Mit Arbeitgeber sprechen:
Arbeitnehmer können direkt mit dem Verantwortlichen des Unternehmens sprechen. Bitten Sie um eine Korrektur. Oftmals machen Arbeitgeber kleiner Fehler im Zeugnis ohne Absicht. Die Sache kann daher schnell aus der Welt sein.

Schriftlichen Widerpruch einreichen:
Lehnt der Arbeitgeber eine Korrektur ab oder dauert diese zu lange, können Arbeitgeber einen schriftlichen Widerspruch einreichen. Darin sollten sie die Passagen aufführen, die sie beanstanden. Gleichzeitig sollten sie alternative Formulierungen vorschlagen.

Zeugnisberichtigungsklage einreichen:
Zeigt auch der Widerspruch keine Wirkung, können Arbeitnehmer eine Zeugnisberichtigungsklage beim Arbeitsgericht einreichen. Sie müssen das bis spätestens 3 Wochen nach Erhalt des Arbeitszeugnisses vornehmen. Ist das Zeugnis nicht schlechter als “befriedigend”, müssen Arbeitnehmer beweisen, dass ihre Leistung besser war und der Arbeitgeber daher zu einer Korrektur verpflichtet ist.

Fazit: Arbeitszeugnis-Formulierungen gründlich prüfen und kritisch hinterfragen

Angestellte lesen in der Regel nur alle paar Jahre ein Arbeitszeugnis. Die Unternehmen, bei denen Sie sich bewerben, dagegen täglich. HR-Profis kennen deshalb jeden versteckten Code und jede Formulierung, die Sie in ein schlechtes Licht rücken können.

Zwei Männer besprechen Arbeitszeugnis.

Unsere Übersicht hat Ihnen gezeigt, wie Sie in einem ersten Selbstcheck Ihre Arbeitszeugnis-Noten lesen können. Außerdem wissen Sie jetzt, welche Codes kritisch sind und ein augenscheinlich sehr gutes Arbeitszeugnis als negativ enttarnen.

Damit Ihnen keine Nuance zwischen den Zeilen entgeht, lassen Sie mit SIEGFRIED unverbindlich und kostenlos Ihr Arbeitszeugnis prüfen – bei Bedarf werden Sie an Experten auf dem Gebiet vermittelt, die schnell erkennen können, wo Nachbesserungen nötig sind oder ob das Arbeitszeugnis anfechtbar ist.

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Rechtsanwalt Raffael Sauer

Juristische Prüfung durch Rechtsanwalt Raffael Sauer
Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt von der SIEGFRIED-Redaktion erstellt und von Raffael Sauer juristisch geprüft. Sauer ist Rechtsanwalt bei der ProRights Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. Das Arbeitsrecht gehört dabei zu seinen Fachgebieten, in denen er Mandanten erfolgreich vertritt.

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