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Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – Was Sie als Mieter wissen sollten

17. August 2022 um 07:43

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist meist alles andere als ein Grund zur Freude. In den meisten Fällen erwartet Mieter eine teure Nachzahlung der Nebenkosten.

Allerdings sind viele Nebenkostenabrechnungen auf die eine oder andere Art fehlerhaft. Legt man Widerspruch ein, kann man sich damit oft eine Menge Geld sparen. Wie Sie Fehler in der Nebenkostenabrechnung finden und sich dagegen wehren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Symbolische Darstellung der Nebenkostenabrechnung durch Heizungsthermostat mit Geldscheinen auf einem Bauplan.
Das Wichtigste in Kürze
  • Die Nebenkostenabrechnung darf nur bestimmte Kosten auf den Mieter umlegen
  • Die Frist für die Vorlage der Nebenkostenabrechnung beträgt 12 Monate. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr fordern.
  • Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler und sind daher ungültig. Man sollte die Nebenkosten daher genau prüfen lassen
  • Es drohen keine Mehrkosten, selbst wenn die Prüfung höhere Nebenkosten ergibt.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Nebenkosten, oft auch als Betriebskosten bezeichnet, sind jene Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder durch den Gebrauch des Gebäudes entstehen.

Zu einem gewissen Teil können diese Kosten dem Mieter weiterverrechnet werden. In der Nebenkostenabrechnung werden einmal im Jahr diese Kosten abgerechnet und mit Hilfe eines Verteilungsschlüssels – meist anhand der Wohnfläche - auf die einzelnen Mietobjekte verteilt. Davon werden alle Zahlungen, die der Mieter bereits für Betriebskosten geleistet hat, abgezogen. Die Differenz ergibt dann entweder eine Nachforderung des Vermieters oder einen Rückerstattungsanspruch für den Mieter.

Betriebskosten können entweder als monatliche Betriebskostenvorauszahlung oder als fix vereinbarte Betriebskostenpauschale festgelegt werden. Bei ersterer kommt es jährlich zur Nebenkostenabrechnung und damit zu einer Nachforderung oder Rückerstattung zu viel bezahlter Beträge. Normalerweise bildet die so ermittelte Nebenkostenabrechnung auch die Basis für die Betriebskosten des nächsten Jahres. Bei der Betriebskostenpauschale hingegen wird ein fixer Betrag vereinbart, der die Betriebskosten decken soll. Hier kommt es zu keiner Nebenkostenabrechnung.

Welche Kosten gehören in die Nebenkostenabrechnung

Was „umlagefähig“ ist – also als Nebenkosten verrechnet werden darf - ist gesetzlich genau geregelt. Der vollständige Katalog der 17 zulässigen Arten von Betriebskosten findet sich in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Jedenfalls verrechnet werden dürfen die sogenannten „warmen Betriebskosten“, also   Heizung und Warmwasser. Schwierigkeiten bereiten oft die „sonstigen Betriebskosten“. Sie dürfen nur verrechnet werden, wenn sie explizit im Mietvertrag genannt sind. Im Gegensatz zu den vorher genannten Betriebskosten sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten nicht umlagefähig, da diese nicht zu den Betriebskosten gehören.

Welche Fehler kommen häufig in der Nebenkostenabrechnung vor?

Die Fehlerquote bei der Nebenkostenabrechnung ist relativ hoch. Nach Berechnungen des deutschen Mieterbundes sind rund die Hälfte der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft.

Nebenkostenabrechnung zur Überprüfung neben Taschenrechner.

Andere Schätzungen gehen sogar noch von einer wesentlich höheren Fehlerquote aus. Die Gründe dafür sind vielfältig und auf den ersten Blick oft nur schwer erkennbar. Ein weiterer Grund, die Betriebskostenabrechnung von Spezialisten prüfen zu lassen.

Die Nebenkostenabrechnung ist unvollständig, formal fehlerhaft oder nicht nachvollziehbar

§ 259 BGB verlangt eine „geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben“. Die Nebenkostenabrechnung muss vollständig, verständlich und nachvollziehbar sein.  Sie muss dem Mieter einen umfassenden Überblick gewähren und gewisse Pflichtangaben enthalten.

Zu diesen Mindestangaben gehören etwa:

  • die genaue Bezeichnung des Mietobjekts,
  • der genaue Abrechnungszeitraum
  • die Höhe der bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters
  • wer die Nebenkostenabrechnung erstellt hat
  • die Auflistung aller Positionen
  • der Gesamtbetrag der Betriebskosten,
  • der auf das einzelne Mietobjekt entfallende Anteil
  • Angaben zum Verteilschlüssel sowie
  • die Information, ob sich aus der Abrechnung eine Nachforderung oder ein Guthaben ergibt.

Übrigens: sind einzelne Positionen unvollständig, unverständlich oder nicht nachprüfbar, so  macht sie das formal unrichtig und damit ungültig. Der Mieter muss sie nicht bezahlen.

Nebenkostenabrechnung prüfenArrow icon

Falsche Kostenpositionen

Die Formulierung „Betriebskosten“ oder „sämtliche Betriebskosten“ im Mietvertrag bedeutet: alle umlagefähigen Nebenkosten, das sind ausschließlich die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) angeführten Kosten.

Die Bezeichnung als „sonstige Nebenkosten“ ist kein Freibrief dafür, alle möglichen Ausgaben in die Nebenkostenabrechnung hineinzupacken. Diese müssen jeweils konkret benannt und im Mietvertrag vereinbart werden, ansonsten dürfen sie nicht verrechnet werden. Sind etwa nur einige Positionen exemplarisch angeführt, dürfen auch nur diese verrechnet werden.

Achtung

Oft werden unter der Bezeichnung „Wartungskosten“ tatsächlich Reparatur- oder Instandhaltungskosten versteckt. Diese sind allerdings ausschließlich vom Vermieter zu tragen.

Betriebskosten wurden nicht im Mietvertrag vereinbart

„Warme Nebenkosten“, also Heizung und Warmwasser, können jedenfalls verrechnet werden, sogenannte „sonstige Betriebskosten“ müssen detailliert im Mietvertrag genannt sein, ansonsten braucht sie der Mieter nicht zu bezahlen.

Unrichtiger Abrechnungszeitraum, verspätete Nebenkostenabrechnung

Gemäß § 556 Abs. 3 BGB sind Vorauszahlungen jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum beträgt damit genau 12 Monate, eine Überschreitung macht die Abrechnung ungültig, ein kürzerer Abrechnungszeitraum kann unter Umständen gerechtfertigt sein.

Die Frist für die Vorlage der Nebenkostenabrechnung beträgt 12 Monate ab dem Abrechnungsstichtag.

Bei schuldhaft verspäteter Nebenkostenabrechnung verliert der Vermieter seinen Anspruch auf eine eventuelle Nachforderung. Eine Rückzahlung hingegen steht dem Mieter auch dann zu, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet bei ihm ankommt.

Wichtig

Mit Zustellung der Nebenkostenabrechnung beginnt auch für den Mieter die 12-monatige Frist zu laufen, während der er Widerspruch erheben kann. Verpasst er diese Frist, verliert auch er seinen Anspruch.

Unrichtiger Verteilschlüssel

Für den Mieter muss nachvollziehbar sein, nach welchem Umrechnungsschlüssel die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Ist im Mietvertrag kein abweichender Verteilschlüssel vereinbart, müssen die Betriebskosten anhand der Wohnfläche aufgeteilt werden (§ 556a BGB).

Unrichtige Heizkostenabrechnung

Die Verteilung der Heizkosten ist in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) gesetzlich geregelt. 50 bis 70 Prozent müssen verbrauchsabhängig verrechnet werden, der Rest kann etwa auf Basis der Wohnfläche aufgeteilt werden (§7 HeizkostenV). Relevant ist das insbesondere bei schlecht wärmeisolierten Häusern. Wurden die Heizkosten auf andere Art verteilt, kann der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil um 15% kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Ausnahme:

Mietwohnungen in Zweifamilienhäusern, in denen der Vermieter die zweite Wohnung bewohnt. Hier darf auch pauschal abgerechnet werden.

Leerstand

Die Kosten, die für leerstehende Wohnungen auflaufen, dürfen nicht auf die restlichen Wohnungen verteilt werden.

Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Grundsätzlich muss das jeweilige Kosten-Nutzen-Verhältnis „angemessen“ sein (§ 556 Abs 3 BGB), was der Vermieter gegebenenfalls auch nachweisen muss. Zweifelt der Mieter daran, sollte er diesen Verdacht allerdings auch belegen können.

Kosten für gewerblich genutzte Räumlichkeiten

Private Mieter dürfen nicht mit Kosten belastet werden, die durch gewerblich genutzte Räumlichkeiten entstehen. Falls nötig, muss der Vermieter dafür getrennte Abrechnungen erstellen.

Wie kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen?

Aufgrund der hohen Fehlerquote und des geringen Risikos für den Mieter, lohnt es sich in jedem Fall, die Nebenkostenabrechnung überprüfen zu lassen.

Insbesondere, weil der Mieter nichts zu verlieren hat: denn selbst wenn sich bei der Prüfung herausstellt, dass der Mieter sogar noch mehr zahlen müsste, als in der ursprünglichen Nebenkostenabrechnung berechnet, bleibt es dennoch beim niedrigeren Betrag: hat sich der Vermieter zu seinen Ungunsten verrechnet, so bleibt er auf den Kosten sitzen.

Ergibt eine Prüfung jedoch, dass die Betriebskostenabrechnung tatsächlich Fehler enthält, muss der Vermieter eine neue Nebenkostenabrechnung erstellen und die Differenz rückerstatten. In einem ersten Schritt sollte daher Einsicht in die Nebenkostenabrechnung genommen werden. Dabei kann man auch eine sachkundige Person/Experten beizuziehen. 

Der Mieter hat das Recht, alle Originalunterlagen unter die Lupe zu nehmen, falls erforderlich, sogar die Verbrauchsdaten der anderen Wohnungsmieter. (BGH, Az.: VIII ZR 189/17). Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, kann der Mieter die verlangte Nachzahlung sogar verweigern: er hat in diesem Fall ein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB. Als Verweigerung gilt dabei schon, wenn der Vermieter

  • nicht alle Belege vorlegt,
  • dem Mieter nicht ausreichend Zeit zur Belegeinsicht gewährt,
  • die Ordnung der Belege mangelhaft ist,
  • der Vermieter auf das schriftliche Einsichtsbegehren nicht binnen 14 Tagen reagiert.

Außerdem hat der Mieter das Recht, Kopien oder Fotos der Unterlagen anzufertigen. Ein Anspruch darauf, gegen Kostenersatz Kopien ausgehändigt zu bekommen, besteht nur aus wichtigem Grund.

Wie prüft der Anwalt?

Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Prüfung von einem Fachanwalt oder einer Mieterschutz-Organisation durchführen zu lassen. Bei der Prüfung wird dabei nach formalen, inhaltlichen und rechnerischen Schwachstellen der Nebenkostenabrechnung gesucht. Es wird insbesondere geprüft, ob in der Nebenkostenabrechnung auch nur jene Positionen enthalten sind, die das Gesetz erlaubt.

Die gesetzlich zulässigen und damit umlagefähigen Betriebskosten werden dann daraufhin überprüft, ob sie gemäß Mietvertrag auch tatsächlich verrechnet werden dürfen. Diese werden sodann auf Wirtschaftlichkeit und Nachvollziehbarkeit überprüft.

Wie geht man gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung vor?

Hat man begründeten Verdacht, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, so sollte man ihr widersprechen. Eine vorherige Einsichtnahme ist dafür übrigens nicht Voraussetzung. Ergibt eine Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung, muss der Mieter diese grundsätzlich binnen eines Monats begleichen, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten (§ 286 BGB). Im Zweifel sollte man daher die Nachforderung erst einmal unter schriftlichem Vorbehalt zahlen und die Nebenkostenabrechnung überprüfen lassen. 

Er kann aber auch vorläufig nur den unstrittigen Teil der Nachforderung bezahlen: er legt Widerspruch ein und bezahlt vorerst nur den Teil der Nachforderung, den er anerkennt. Voraussetzung: Der Fehler sollte offensichtlich sein. Vorteil: behält er Recht, muss er dem zu viel bezahlten Betrag nicht hinterherlaufen. Der Widerspruch sollte immer schriftlich erfolgen und am besten gleich auch begründet werden. Der Mieter sollte außerdem beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch innerhalb der Frist erhalten hat.

Nebenkostenabrechnung fehlerhaft? Rechtzeitig Widerspruch einlegen!

Das Recht zum Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung verjährt 12 Monate nach deren Zustellung. Ein späterer Widerspruch ist unter normalen Umständen nicht mehr möglich (§ 556 Abs. 3 BGB).

Fazit: Nebenkostenabrechnung: Kontrolle zahlt sich aus!

Seriöse Schätzungen gehen davon aus, dass rund 50% aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Dadurch werden Mieter für Fehler des Vermieters zur Kasse gebeten.

Frau berechnet Nebenkosten für die Wohnung mit Taschenrechner.

Es zahlt sich daher in jedem Fall aus, der Nebenkostenabrechnung Beachtung zu schenken, denn ein Widerspruch kann bares Geld bringen – im Durchschnitt einige hundert Euro. Das wiegt die Unannehmlichkeiten auf, Einsicht nehmen zu müssen und die Abrechnung prüfen zu lassen. Außerdem sollte man sich erkundigen, ob vielleicht sogar Deckung durch eine Rechtsschutzversicherung besteht, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen. Und nicht zuletzt sollte man sich nach Möglichkeit mit anderen Mietern verbünden. Das spart Kosten und Nerven.

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